EVENTOS LOW COST HIGHT RESULT

Es el momento de poner a trabajar tu cretividad.

No se trata de no hacer nada porque no tenemos presupuesto sino de realizar acciones de marketing económicas y hasta gratuitas con un resultado emocional alto que marque a fuego nuestra marca en la mente de nuestros clientes y empleados.

Te damos 15 ideas para ajustar el presupuesto en tus eventos:

  1. Limita el número de asistentes y participantes al imprescindible. Invita solamente a aquellos clientes que son rentables o a aquellos prescriptores que va a hablar bien de ti a muchos posibles clientes.
  2. Reserva en temporada baja. Si se trata de un incentivo, busca destinos que estén fuera de temporada. Para eventos en grandes ciudades, lo mismo. Busca fechas de baja ocupación y te puedes llegar a ahorrar hasta el 40%. Además, tendrás más capacidad de negociación con los hoteles.
  3. Selecciona espacios bien acondicionados. Quizá puede resultar más económico alquilar espacios preparados para eventos, que requieran de poca inversión en decoración y equipos audiovisuales que acondicionar espacios que son muy impactantes pero que requieren un coste elevado de producción y acondicionamiento.
  4. Si necesitas decoración, echa mano del material que tienes almacenado, lo que sea: carteles, mobiliario, iluminación, tejidos, paneles, etc. y crea el atrezzo con material reutilizado. ¡No compres nada nuevo!
  5. Practica el Co-Branding. Comparte con otra empresa los costes. Se pueden diseñar presentaciones de productos combinados o fiestas corporativas entre dos compañías.
  6. Si vas a repartir regalos, que sean donados, por ejemplo. También puedes organizar una rifa y que los premios se sorteen. O los regalos pueden ser “emocionales”, baratos y de fácil producción, un álbum virtual de fotografías del evento, una flor con una poesía, un amuleto exótico…
  7. Crea experiencias que no cuesten dinero. Por ejemplo, reduce la cantidad de platos en tus cenas y comidas, pero tematízalas (cenas a ciegas, por colores, con aromas).
  8. Simplifica el catering. ¡Ojo! No reduzcas en exceso las cantidades, lo peor que puedes hacer es tener a un montón de gente de pie, esperando para picar algo, bebiendo vino mientras esperan. Es preferible que la oferta gastronómica no sea muy sofisticada, siempre y cuando la cantidad sea adecuada.
  9. Elimina los banquetes, si no cuentan con una puesta en escena espectacular pueden llegar a ser aburridos, sustitúyelos por cócteles o vinos españoles donde la música, la diversión y el networking sean los protagonistas.
  10. Reduce la diversidad de bebidas y limita la barra al vino, la cerveza, algún zumo y agua. Hay quien incluso elimina el alcohol por completo. Una barra/taller donde el cliente elabore sus propios cockteles puede ser divertido.
  11. Revisa tarifas de hoteles en las afueras. En algunos casos, compensa este tipo de alojamiento combinado con el alquiler de autobuses.
  12. Elimina actividades innecesarias. Ya sabemos que las galas están muy pasadas de moda. Es preferible dar más tiempo libre a los asistentes que obligarlos a participar en infinidad de actividades programadas.
  13. Utiliza a los medios. La prensa no cobra (en principio) por difundir información. Si tienes información de interés para los medios, contribuirán a difundir tu evento. También puedes utilizar las nuevas tecnologías y las redes sociales.
  14. Para eventos con alojamiento hay quien ha llegado a plantear hacer compartir las habitaciones de hoteles. Pero la verdad es que en nuestra opinión, ésta es sólo una solución para casos extremos. Más vale alojarse en un hotel algo más económico, pero respetar la intimidad de los participantes.
  15. Contrata vuelos baratos, aunque sea sin opciones de cancelación, siempre y cuando hayas podido planificar la agenda y el número de participantes con cierta precisión.
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