Cómo saber cuánta gente asistirá a nuestro evento

Es imprescindible manejar una cifra aproximada de asistentes para poder iniciar los contactos con los espacios y los proveedores, pero ¿cómo la calculamos?

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Cuanto más íntimo es un evento, mayor porcentaje de asistencia respecto al total de invitados. Cuanto más abierto y público es un acto, mayor margen de bajas. En todos los casos, los espacios, el catering y los transportes deberán contratarse en base al número de asistentes previstos. Y lo peor de todo, la cifra definitiva de asistentes la desconoceremos hasta el último día.

Para poder prever la logística que necesitará cada evento, se suelen aplicar algunas tablas porcentuales que sirven como baremo. Sin embargo las cifras son muy variables.

• Por ejemplo en los eventos corporativos el margen de bajas suele rondar el 10-20%, mientras que en los eventos de promoción suele ser a la contra, y puede llegar al 90%.

• En los eventos públicos en los que el sistema de invitación es el mailing, el margen de asistencia suele bajar del 10%. No crea que por invitar a más gente, tendrá más asistencia. Lo verdaderamente importante es invitar a los adecuados.

• Si se utiliza el correo-e no solicitado, la respuesta puede ser incluso inferior al 5%.

De hecho, lo que sí podemos hacer es utilizar estos sistemas para dar publicidad a nuestro evento, pero no para convocar a nuestros invitados. Con las cartas y los correos electrónicos habremos conseguido que nos conozcan, pero no que asistan a nuestro acto.

El truco: convocar al target adecuado

Para evitar este tipo de situaciones, en las que el número de asistentes queda completamente fuera de nuestro control, lo mejor es identificar un grupo de interés lo más ajustado posible. Elaborar una lista con estos invitados y asegurarnos de tener un trato directo con ellos es imprescindible para dominar la organización. Debe ser el grupo cuya asistencia, excepto por imprevistos, debemos asegurar.

A partir de aquí, podremos ampliar nuestras invitaciones de forma masiva, si se trata de una convocatoria abierta. Aunque hay que tener en cuenta que por mucho que ampliemos las invitaciones, lo habitual suele ser que el grupo de asistentes finales se mantenga.

Es decir, si hemos identificado adecuadamente al grupo de interés, unos 200 asistentes por ejemplo, la cifra final se mantendrá cerca de ese total, sin importar que hayamos enviado 2.000 o 500 invitaciones.

Si nuestro grupo de interés no nos conoce lo suficiente, lo mejor es llegar a un acuerdo con alguna entidad que pueda patrocinarnos. Así, uniremos fuerzas y poder de convocatoria.

Si solicitamos confirmación nos resultará mucho más fácil establecer el total de asistentes. No todos llamarán, pero muchos sí y podremos ir calculando un número aproximado (aunque esto no nos exime de realizar las llamadas previas de consulta y confirmación de asistentes).

Factores a tener muy en cuenta:

·Cercanía de la ubicación. Es obvio, cuánto más a mano nos pilla, más fácil nos resulta asistir.

·Personalidades que convocan.Cuando aparece un nombre importante en la invitación atrae a la gente.

·Coincidencia con otros eventos. Es importante darle publicidad al acto para que otros no decidan hacerlo en la misma fecha. Por el contrario, también es muy importante saber de antemano si coincide con algún acontecimiento importante, porque eso reducirá nuestra capacidad de convocatoria.

·Espacio y catering. Mucha gente asiste para obtener algo a cambio, normalmente comidas y bebidas.

·Acompañantes. Permitir la asistencia de acompañantes facilita la asistencia, aunque hace más difícil el cálculo aproximado.

·Grupo de interés. El número de asistentes de interés a nuestro evento suele ser bastante fijo. Podemos duplicar el número de invitaciones, y aún así, mantener el mismo nivel de asistencia. Así que lo mejor es centrar toda la atención en aquellos que de verdad interesan.

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