12 cosas que debes saber sobre tu reserva aérea

Tres convenciones confirmadas: París, China y EE UU, una conferencia en Londres y un viaje de fidelización a Jordania. Volar es esencial para el sector MICEpero ¡cuidado!: el transporte aéreo está lleno de grandes dolores de cabeza… pero por suerte existen los “intermediarios”. Le pedimos a Javier Lozano de la agencia de viajes Orienta Viajes 12 consejos prácticos para el meeting planner.

1. Reservar con la mayor antelación paraobtener el mejor precio

2. Si las reservas se gestionan como grupo (mínimo 10 pax) la fecha de emisión de los billetes es mucho más amplia que si se hace individualmente, y los costes de cancelaciones y cambios son mucho menores

3. En el momento de solicitar el grupo, es importante ajustar el número de asistentes previstos a los que finalmente viajarán para evitar gastos, aunque si no se conoce el número exacto, es preferible solicitar un 10% por encima de la estimación inicial, e ir reduciendo según los plazos de forma que no pasan gastos, y evitamos quedarnos sin plazas en caso de que finalmente asista más gente de la prevista. Normalmente si el grupo no se reduce en más del 30%, no pasarán gastos de anulación (varía según cada compañía)

4. Para evitar el overbooking es conveniente emitir la tarjeta de embarque con 24h de antelación, casi todas las compañías aéreas ya lo permiten a través de su página Web

5. Es conveniente reservar asientos con antelación para que el grupo vaya sentado, la agencia de viajes puede efectuar dicha reserva en función de la política de cada compañía

6. En vuelos charter es posible distinguir al grupo con los cabezales marcados, una copa de bienvenida, un mensaje de bienvenida del capitán, etc,.. Pero todo deberá ser pactado con la mayor antelación

7. Es conveniente contratar los servicios aéreos con una agencia de viajes experta en viajes en grupo, incentivos y congresos asociada a IATA y que tenga contratados los servicios de un programa informático especializado como Amadeus o Galileo. Este tipo de agencias disponen también de programas CRM que permiten un control exhaustivo de inscripciones y la comunicación con el cliente

8. En el caso de congresos o convenciones, se pueden solicitar descuentos a las compañías aéreas para sus asistentes, aunque complejo, las agencias especializadas conocen el proceso de negociación

9. Es importante que los nombres que facilitemos a la compañía en la relación de pasajeros sean los que aparecen en el pasaporte, esto evitara posibles denegaciones de embarque

10. Algunos países exigen visado de entrada que es verificado en el momento de facturar. Una agencia de viajes experta se ocupara de toda la tramitación

11. Al contratar el grupo con la agencia de viajes, una persona experta acompaña al grupo para facilitar todos los trámites, y en caso de incidencia es conocedor de las distintas normativas y procedimientos que pueden ser útiles en caso de tener que realizar alguna reclamación

12. La agencia de viajes puede negociar un fast track a la hora de llegar al destino, lo que agiliza los trámites de entrada al país, evitando esperas. Los participantes lo agradecen mucho tras un viaje largo, y deja una primera impresión muy buena. Esta opción es posible según cada aeropuerto y tiene un coste adicional

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